Nếu bạn đang sinh sống và làm việc tại Nhật Bản, chắc hẳn bạn đã nghe đến thẻ bản nhân ngoại quốc (hay còn gọi là Individual Number Card – thường được gọi là "My Number Card"). Đây là một trong những loại giấy tờ quan trọng nhất mà người nước ngoài cư trú tại Nhật nên làm sớm. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xin cấp thẻ bản nhân ngoại quốc tại Nhật Bản theo từng bước đơn giản, dễ hiểu — kể cả khi tiếng Nhật của bạn còn hạn chế.
Thẻ Bản Nhân Ngoại Quốc Là Gì?
Thẻ bản nhân ngoại quốc (マイナンバーカード – My Number Card) là thẻ căn cước cá nhân do chính phủ Nhật Bản cấp, tích hợp mã số cá nhân (My Number – số 12 chữ số được cấp cho tất cả người cư trú tại Nhật). Thẻ này có ảnh của bạn, thông tin cá nhân và chip điện tử, có giá trị như một loại giấy tờ tùy thân chính thức tại Nhật.
Lưu ý: Thẻ bản nhân ngoại quốc khác với thẻ cư trú (在留カード – Zairyu Card). Bạn cần có thẻ cư trú hợp lệ trước khi đăng ký thẻ bản nhân ngoại quốc.
Tại Sao Người Nước Ngoài Nên Làm Thẻ Này?
Nhiều bạn thắc mắc liệu có thực sự cần thiết không. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà thẻ bản nhân ngoại quốc mang lại trong cuộc sống hàng ngày tại Nhật:
- Giấy tờ tùy thân tiện lợi: Dùng thay hộ chiếu trong nhiều thủ tục hành chính, mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng điện thoại, v.v.
- Xin trợ cấp và hoàn thuế: Cần thiết khi khai báo thuế (確定申告) và nhận các khoản hỗ trợ từ chính phủ.
- Sử dụng dịch vụ hành chính trực tuyến: Đăng nhập cổng thông tin Mynaportal để tra cứu và thực hiện nhiều thủ tục online.
- Nhận điểm thưởng và ưu đãi: Chính phủ Nhật từng có chương trình tặng điểm Mynaportal Point khi liên kết thẻ với tài khoản thanh toán — hãy kiểm tra thông tin mới nhất trên trang chính thức vì chương trình này có thể thay đổi.
- Mở tài khoản ngân hàng dễ hơn: Một số ngân hàng yêu cầu My Number Card, đặc biệt khi mở tài khoản trực tuyến.
- Chuyển tiền quốc tế: Một số dịch vụ như Wise hay Remitly yêu cầu xác minh danh tính — My Number Card giúp quá trình này nhanh và thuận lợi hơn.
Điều Kiện Để Đăng Ký
- Bạn đang cư trú hợp pháp tại Nhật Bản (có thẻ cư trú hợp lệ).
- Đã có mã số My Number (được gửi qua bưu điện sau khi đăng ký hộ khẩu).
- Có địa chỉ cư trú được đăng ký tại Nhật (住民登録 – Jūmin Tōroku).
Cách Xin Cấp Thẻ Bản Nhân Ngoại Quốc tại Nhật Bản – Từng Bước
Bước 1: Chuẩn Bị Giấy Tờ Cần Thiết
Trước khi bắt đầu, hãy chuẩn bị sẵn các giấy tờ sau:
- Thông báo My Number (通知カード – Tsūchi Card) hoặc giấy thông báo cá nhân (個人番号通知書) — đây là thư chính phủ gửi đến nhà khi bạn đăng ký hộ khẩu lần đầu.
- Thẻ cư trú (在留カード) còn hiệu lực.
- Hộ chiếu (tùy trường hợp có thể cần).
- Ảnh thẻ (nếu đăng ký bằng giấy tờ truyền thống): ảnh màu nền trắng, cỡ 4,5cm × 3,5cm, chụp trong vòng 6 tháng gần đây.
Bước 2: Chọn Phương Thức Đăng Ký
Có ba cách chính để đăng ký thẻ bản nhân ngoại quốc:
| Phương thức | Cách thực hiện | Phù hợp với ai |
|---|---|---|
| Online (smartphone/PC) | Truy cập trang web đăng ký My Number Card, điền thông tin và tải ảnh lên | Ai có smartphone và ảnh kỹ thuật số |
| Gửi bưu điện | Điền vào mẫu đơn đính kèm trong thư thông báo, dán ảnh và gửi đi | Ai muốn làm thủ công, không dùng app |
| Tại máy chụp ảnh (証明写真機) | Dùng máy chụp ảnh thẻ tại tiện ích 7-Eleven, FamilyMart… để nộp đơn trực tiếp từ máy | Tiện lợi, không cần ảnh sẵn |
Cách đăng ký online thường nhanh và đơn giản nhất. Trang đăng ký chính thức là: https://mynumbercard.point.soumu.go.jp (hãy kiểm tra địa chỉ mới nhất trên trang của Bộ Nội vụ Nhật Bản vì có thể thay đổi).
Bước 3: Nộp Đơn Đăng Ký
Nếu đăng ký online, bạn làm theo các bước sau:
- Truy cập trang đăng ký và chọn ngôn ngữ (có hỗ trợ tiếng Anh và một số ngôn ngữ khác để tham khảo).
- Nhập mã đăng ký (申請書ID) có trên thư thông báo My Number.
- Điền thông tin cá nhân và tải ảnh khuôn mặt lên.
- Gửi đơn và lưu lại email xác nhận.
Bước 4: Chờ Thông Báo Từ Ủy Ban Hành Chính Phường/Xã
Sau khi nộp đơn, bạn sẽ nhận được thư thông báo đến địa chỉ cư trú (thường sau khoảng 1–2 tháng — thời gian có thể thay đổi tùy khu vực và tình trạng đơn). Thư này sẽ thông báo ngày và nơi bạn đến nhận thẻ.
Bước 5: Đến Phòng Hành Chính (役所) Nhận Thẻ
Bạn phải đến trực tiếp để nhận thẻ — không thể nhờ người khác nhận thay (trừ trường hợp đặc biệt có ủy quyền hợp lệ). Mang theo:
- Thư thông báo nhận thẻ.
- Thẻ cư trú hợp lệ.
- Thẻ thông báo My Number (nếu còn).
- Hộ chiếu (tùy yêu cầu của từng phường).
Tại phòng hành chính, bạn sẽ được hướng dẫn đặt mã PIN (4 chữ số cho thủ tục hành chính thông thường, và mã khác cho chữ ký điện tử). Hãy nhớ kỹ các mã PIN này vì rất quan trọng.
Một Số Lưu Ý Quan Trọng
- Thẻ bản nhân ngoại quốc có thời hạn sử dụng: thường là 10 năm với người từ 18 tuổi trở lên (5 năm với người dưới 18 tuổi), nhưng hạn của chứng năng điện tử là 5 năm — hãy xác nhận thông tin cập nhật trên trang chính thức.
- Nếu bạn thay đổi địa chỉ hoặc gia hạn thẻ cư trú, cần cập nhật thông tin trên thẻ My Number tại phòng hành chính.
- Thẻ này miễn phí khi làm lần đầu (tính đến thời điểm bài viết — hãy xác nhận lại trên trang chính thức).
- Bảo quản thẻ cẩn thận, không để lộ mã PIN cho người khác.
Tổng Kết: Làm Thẻ Bản Nhân Ngoại Quốc — Nên Làm Sớm!
Thẻ bản nhân ngoại quốc (My Number Card) là một trong những giấy tờ thiết thực nhất bạn nên ưu tiên làm khi sinh sống tại Nhật Bản. Không chỉ giúp bạn chứng minh danh tính dễ dàng hơn, thẻ này còn mở ra nhiều tiện ích trong cuộc sống hàng ngày — từ mở tài khoản ngân hàng, khai thuế, cho đến sử dụng các dịch vụ chuyển tiền về nước cho gia đình.
Quá trình đăng ký không quá phức tạp — chỉ cần chuẩn bị đủ giấy tờ, làm theo từng bước và kiên nhẫn chờ thông báo. Nếu bạn gặp khó khăn về ngôn ngữ khi đến phòng hành chính, đừng ngại nhờ nhân viên hỗ trợ — nhiều phòng hành chính tại các khu vực đông người nước ngoài đã có phiên dịch hoặc tờ hướng dẫn đa ngôn ngữ.
Hãy bắt đầu từ hôm nay — một bước nhỏ giúp cuộc sống tại Nhật của bạn thuận lợi hơn rất nhiều!